Kiinteistöautomaation huoltosopimuksen kilpailutus kannattaa aloittaa kohteen järjestelmien, kriittisten toimintojen ja nykyisten ongelmien kartoituksella. Pelkkä kuukausihinta ei kerro, kuinka nopeasti vika tutkitaan, mitä käynnistä veloitetaan tai löytyykö vanhaan säätimeen varaosia. Hyvä tarjouspyyntö rajaa palvelun niin tarkasti, että isännöitsijä tai kiinteistönomistaja voi verrata tarjouksia samoilla perusteilla.

Huoltosopimus voi kattaa etätuen, määräaikaistarkastukset, hälytysten käsittelyn, ohjelmistojen varmuuskopioinnin ja paikan päällä tehtävät korjaukset. Tilaajan kannattaa määrittää myös raportointi, yhteyshenkilöt sekä vastuu automaatio-, sähkö- ja putkivikojen rajapinnoista. Näin vikatilanteessa ei kulu aikaa sen selvittämiseen, kuka kutsuu sähköasentajan tai tarkastaa säätöventtiilin.

Kiinteistöautomaation huoltosopimuksen kilpailutus alkaa lähtötiedoista

Tarjoaja tarvitsee luettelon valvomoista, alakeskuksista, säätimistä, kenttälaitteista ja tiedonsiirtoratkaisuista. Luetteloon merkitään laitevalmistajat, mallisarjat, arvioidut asennusvuodet ja järjestelmän käyttämät protokollat. Samalla kuvataan ilmanvaihdon, lämmityksen, jäähdytyksen, käyttöveden ja kulutusmittausten laajuus. Puutteelliset lähtötiedot kasvattavat tarjouksiin sisältyviä riskivarauksia.

Tilaajan pitää kertoa, saako huoltoliike etäyhteyden valvomoon ja löytyvätkö ohjelmat, tunnukset, kytkentäkaaviot sekä aiemmat huoltoraportit. Tarjouspyyntöön voi liittää kohdekierroksen, jos järjestelmässä on eri-ikäisiä laitteita tai dokumentaatio ei vastaa toteutusta. Monimerkkisessä kohteessa kannattaa tutustua myös siihen, miten BACnet-, Modbus- ja muut automaatioprotokollat yhdistävät laitteita.

Huoltosopimuksen palvelutaso ja määräaikaistarkastukset

Palvelutasossa määritetään konkreettiset huoltotehtävät ja niiden toistumisväli. Määräaikaistarkastus voi sisältää hälytyslokin läpikäynnin, aikaohjelmien tarkastamisen, anturiarvojen pistokokeet, venttiilien ja peltimoottorien toimintakokeet sekä valvomon varmuuskopioinnin. Tilaajan kannattaa vaatia havaintojen luokittelu kiireellisiin korjauksiin, suunniteltaviin toimiin ja seurantaa vaativiin poikkeamiin.

Etätuki soveltuu hälytysten, trendikäyrien, aikaohjelmien ja säätöarvojen tutkimiseen. Sopimuksessa määritetään etätuen palveluaika, yhteyden avaamisesta vastaava osapuoli ja toimet, joita huoltoliike saa tehdä ilman erillistä hyväksyntää. Käyttäjäkohtaiset tunnukset, lokitiedot ja yhteyksien suojaus kuuluvat myös sopimukseen. Etäkäyttöä suunniteltaessa tilaaja voi hyödyntää Kyberturvallisuuskeskuksen julkaisemaa ohjeistusta.

Hyvä palvelutaso määrittää tehtävän, määräajan ja dokumentoinnin. Ilmaus ”huolto tarvittaessa” jättää kaikki kolme avoimiksi.

Vasteajat pitää sitoa vian vakavuuteen

Vasteaika voi tarkoittaa ilmoituksen vastaanottoa, etäselvityksen aloittamista tai asentajan saapumista kohteeseen. Tarjouspyynnössä nämä erotetaan toisistaan. Esimerkiksi lämmityksen pysähtyminen pakkasella vaatii nopeamman toiminnan kuin yksittäisen huoneanturin poikkeama. Tilaaja määrittää vikaluokat rakennuksen käytön ja vahinkoriskin perusteella.

Sopimuksessa sovitaan, mistä vasteajan laskenta alkaa ja milloin se päättyy. Lisäksi tarvitaan menettely tilanteeseen, jossa vikaa ei voida korjata ensimmäisellä käynnillä. Huoltoliikkeen pitää ilmoittaa väliaikainen ratkaisu, tarvittavat varaosat, kustannusarvio ja korjauksen tavoiteaika. Päivystyksen hinta kannattaa pyytää eriteltynä, vaikka sitä käytettäisiin harvoin.

Kiinteistöautomaation huoltosopimuksen kilpailutus ja varaosat

Varaosista sovitaan laitekohtaisesti, koska saatavuus riippuu valmistajasta, mallisarjasta ja järjestelmän iästä. Tarjouksessa pitää ilmoittaa, sisältyvätkö tavalliset anturit, releet tai sulakkeet sopimushintaan ja millä katteella muut osat laskutetaan. Tilaaja voi pyytää luettelon kriittisistä varaosista sekä tiedon siitä, säilyttääkö huoltoliike niitä omassa varastossaan.

Huoltoliikkeen merkkituki vaikuttaa siihen, voidaanko vika diagnosoida ja ohjelma palauttaa ilman järjestelmän ennenaikaista uusimista. Keravan Vakiosäätö Oy huoltaa eri säätölaitemerkkejä ja toimii valtuutettuna Honeywell-tuotteiden jälleenmyyjänä. Honeywell-valtuutus tukee valmistajakohtaista laiteosaamista, mutta monimerkkisessä kiinteistössä tarvitaan myös kykyä käsitellä muiden valmistajien säätimiä, kenttälaitteita ja tiedonsiirtoa.

Raportointi ja tarjousten vertailuperusteet

Jokaisesta huoltokäynnistä tarvitaan raportti, josta selviävät ilmoitettu vika, tehdyt tutkimukset, mittaustulokset, muutetut asetusarvot ja käytetyt varaosat. Raporttiin kirjataan myös keskeneräiset työt ja vastuuhenkilö. Määräaikaistarkastuksen koontiraportissa verrataan havaintoja edelliseen tarkastukseen, jotta toistuvat viat eivät jää yksittäisiksi työmääräimiksi.

Tarjousten vertailussa hinnalle, palvelutasolle, osaamiselle ja raportoinnille kannattaa antaa omat painoarvonsa. Referensseissä arvioidaan samankaltaisia kiinteistöjä ja järjestelmiä, ei pelkkää asiakasluettelon pituutta. Tilaaja voi pyytää malliraportin ja nimetä henkilöt, joiden osaamista tarjoaja käyttää sopimuksen aikana. Laaja merkkituki sekä mahdollisuus hoitaa automaatio-, sähkö- ja putkityöt vähentävät rajapintaongelmia erityisesti lämmönjako- ja ilmanvaihtovioissa.

Vertailuperusteisiin voidaan sisällyttää myös etävianhaun valmius, päivystyksen järjestäminen ja korjausten kustannusarvion toimitusaika. Tarjoajan antamat vastaukset liitetään sopimukseen, jotta palvelulupaukset säilyvät sitovina myös henkilövaihdoksissa. Eri säätölaitemerkkien huollosta löytyy lisätietoa artikkelista huolto kaikille säätölaitemerkeille.

Kiinteistöautomaation huoltosopimuksen kilpailutus tuottaa vertailukelpoisen tuloksen, kun tarjouspyyntö määrittää palvelun sisällön ennen hintojen pyytämistä. Selkeät vikaluokat, mitattavat vasteajat, varaosakäytännöt ja yhtenäinen raportointi helpottavat sopimuksen valvontaa. Samalla kiinteistönomistaja saa pohjan laitekannan elinkaaren suunnittelulle ja tulevien saneerausten budjetoinnille.